Hinweisgeberschutz
Hinweisgeberschutzgesetz umsetzen – digitales Hinweisgebersystem, Verfahrensordnung und Ombudsperson.
Seit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) müssen Unternehmen ab 50 Beschäftigten und Kommunen ab 10.000 Einwohnern eine interne Meldestelle betreiben, über die Beschäftigte Verstöße vertraulich melden können – mit festen Fristen für Eingangsbestätigung und Rückmeldung. Wir richten den Meldekanal als digitales Hinweisgebersystem ein, erstellen die Verfahrensordnung, übernehmen auf Wunsch die Rolle der Ombudsperson und sorgen dafür, dass Fristen und Dokumentation eingehalten werden.
Was das Hinweisgeberschutzgesetz verlangt
Die interne Meldestelle muss Meldungen in Textform, mündlich und auf Wunsch persönlich entgegennehmen, die Vertraulichkeit der Identität wahren, den Eingang innerhalb von sieben Tagen bestätigen und spätestens nach drei Monaten eine Rückmeldung geben. Die Bearbeitung ist zu dokumentieren, Repressalien gegen Hinweisgeber sind verboten – mit Beweislastumkehr zugunsten der Hinweisgeber. Betreibt ein verpflichtetes Unternehmen keine Meldestelle, droht ein Bußgeld von bis zu 20.000 €, bei Behinderung von Meldungen oder Repressalien bis zu 50.000 €.
Die Meldestelle darf an einen Dritten ausgelagert werden (§ 14 HinSchG) – und das ist für die meisten Betriebe der sinnvollere Weg: Ein externer Ombudsmann ist unabhängig, hat keine Nähe zu den Beteiligten und kennt das Verfahren. Eine Software allein erfüllt die Pflicht nicht; jemand muss die Meldungen innerhalb der Fristen bearbeiten.
Das ist enthalten
- Digitales Hinweisgebersystem: webbasierter Meldekanal mit vertraulichem, auf Wunsch anonymem Dialog zum Hinweisgeber, in Deutschland gehostet – dazu telefonischer und persönlicher Meldeweg
- Verfahrensordnung: Zuständigkeiten, Abläufe, Fristen, Vertraulichkeit, Dokumentation und Löschfristen – abgestimmt mit Betriebsrat und Datenschutz
- Ombudsperson als externe Meldestelle: Entgegennahme, Eingangsbestätigung, Plausibilitätsprüfung, Rückmeldung an den Hinweisgeber, Empfehlung an die Geschäftsführung
- Fristenüberwachung und revisionssichere Dokumentation jeder Meldung – Löschung drei Jahre nach Abschluss
- Information und Schulung der Beschäftigten, Einweisung der Geschäftsführung, Texte für Intranet, Aushang und Website
- Integration in Datenschutz-Dokumentation und Verarbeitungsverzeichnis
Für wen
- Unternehmen ab 50 Beschäftigten – die Pflicht gilt unabhängig von der Branche
- Kommunen und Gemeinden ab 10.000 Einwohnern, Zweckverbände und kommunale Unternehmen
- Betriebe unter 50 Beschäftigten, die Kunden, Auftraggeber oder Konzernrichtlinien dazu verpflichten – oder die einen vertraulichen Meldeweg freiwillig einrichten wollen
- Unternehmensgruppen, die eine gemeinsame Meldestelle für mehrere Gesellschaften betreiben
Hinweisgebersystem: Kosten
| Leistung | Preis netto |
|---|---|
| Einrichtung: Meldekanal, Verfahrensordnung, Information der Beschäftigten, Einweisung der Geschäftsführung | 490 € einmalig |
| Laufender Betrieb: Hinweisgebersystem, Ombudsperson, Bearbeitung der Meldungen, Fristen, Dokumentation | + 49 € / Monat |
| Unternehmensgruppen mit mehreren Gesellschaften | nach Angebot |
Alle Preise netto zzgl. USt. Das Modul ist zu jedem Datenschutz-Paket buchbar; ohne Datenschutzmandat auf Anfrage.
Häufige Fragen
Ab wann gilt das Hinweisgeberschutzgesetz für unser Unternehmen?
Ab 50 Beschäftigten – gezählt werden alle Arbeitnehmer einschließlich Teilzeitkräfte, Auszubildende und Leiharbeitnehmer. Die Pflicht gilt seit Dezember 2023 auch für Unternehmen zwischen 50 und 249 Beschäftigten; größere Unternehmen waren bereits seit Juli 2023 verpflichtet. Kommunen sind ab 10.000 Einwohnern betroffen.
Was kostet ein Hinweisgebersystem?
Bei uns 490 € für die Einrichtung und 49 € im Monat für Betrieb, Ombudsperson und Bearbeitung der Meldungen. Reine Softwarelösungen liegen je nach Anbieter in einer ähnlichen monatlichen Spanne – allerdings ohne die Person, die Meldungen innerhalb der Fristen bearbeitet. Genau diese Bearbeitung verlangt das Gesetz.
Was ist ein digitales Hinweisgebersystem?
Ein webbasierter Meldekanal, über den Beschäftigte Hinweise vertraulich abgeben und über ein geschütztes Postfach mit der Meldestelle kommunizieren können – auch anonym. Es erfüllt die Anforderungen an Textform, Vertraulichkeit und Dokumentation und ist rund um die Uhr erreichbar. Telefon und persönliches Gespräch kommen als Meldewege hinzu.
Können wir die Meldestelle auslagern?
Ja. § 14 HinSchG erlaubt ausdrücklich, einen Dritten als interne Meldestelle zu beauftragen. Die Verantwortung für die Abhilfe bleibt beim Unternehmen; Entgegennahme, Prüfung und Kommunikation mit dem Hinweisgeber übernimmt die Ombudsperson.
Müssen anonyme Meldungen möglich sein?
Eine Pflicht, anonyme Meldungen zu ermöglichen, gibt es nicht; eingehende anonyme Hinweise sollen aber bearbeitet werden. In der Praxis empfehlen wir die anonyme Option: Sie senkt die Hürde, Hinweise intern statt bei der externen Meldestelle des Bundes oder in der Öffentlichkeit zu melden.
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